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Temps de lecture : 9min

Notion, l’outil d’organisation et de productivité

NO-CODE
AUTOMATISATION
TOOLS
Méline Husson
Méline Husson
|
August 2, 2022

Introduction

Avoir 15 onglets ouverts (et s’y perdre), passer plus de temps à rechercher une information dans votre ordinateur ou encore ne pas être aussi productif qu’on le voudrait sont des problèmes auxquels on a tous déjà fait face.

Aujourd’hui, de nombreux outils permettent de gagner en organisation, mais aucun n’égale Notion ! Alors, prêt à découvrir ce nouvel outil ?

Qu’est-ce que Notion

Notion, c’est un “espace de travail tout-en-un pour vos notes, tâches, wikis et bases de données”. Pour faire simple, c’est un outil No-Code qui permet de gagner en organisation et en productivité en capturant, triant et organisant vos idées en un seul et même endroit.

Avec Notion, vous avez la possibilité de créer des choses très puissantes notamment avec des bases de données. C’est le CRM (Customer Relationship Management) à utiliser au quotidien !

Si vous savez comment l’utiliser, cet outil peut devenir un vrai atout au niveau de votre organisation puisque vous pourrez stocker l’information et la retrouver en très peu de temps. C’est un peu comme un “second cerveau” 🧠

Pourquoi utiliser Notion

Comme expliqué juste au-dessus, Notion, c’est la solution “tout-en-un” à absolument utiliser au quotidien pour gagner en productivité.

La solution “tout-en-un”

Après avoir changé leur manière de penser sur les différents outils à utiliser pour travailler, les créateurs de Notion nous proposent une nouvelle manière de s’organiser.

Mais concrètement, Notion, ça sert à quoi ? A vrai dire, c’est compliqué à dire puisque Notion fait tout (ou du moins, quasiment tout). Grâce à cet outil, vous pouvez fermer nos 15 onglets pour n’en avoir plus qu’un : celui de Notion.

Notion, c’est :

  • un outil de prise de notes
  • un logiciel d’écriture
  • un gestionnaire de projets
  • un tableur
  • un outil de connaissances partagées
  • une base de données
  • un CMS
  • une plateforme qui facilite la collaboration
  • et bien plus encore

Mais alors, avec tout cela, comment est-ce possible que cet outil soit au top à tous les niveaux ?

Ses atouts

Notion reste au top du top dans tous les domaines parce que c’est un outil qui est simple à utiliser. Cette facilité d’utilisation permet donc à tout le monde d’y accéder, que ce soit des développeurs ou des débutants.

📖 Les blocs

La principale qualité de Notion est sa facilité d’utilisation. En effet, Notion fonctionne sous formes de “blocs”. Chaque élément est un bloc que l’on peut déplacer à sa guise pour construire son espace, un peu comme les LEGO.

Ces blocs peuvent être du texte, des titres, une liste de tâches, un tableau, une image, … n’importe quel élément et peut être déplacé en fonction de la mise en page que vous souhaitez.

🎨 L’interface

Les designers de Notion ont créé une interface minimaliste, à l’image de son objectif : la facilité d’utilisation de l’outil. Les commandes sont simples, compréhensibles et facile à trouver par la majorité des utilisateurs.

En plus de cela, l’interface permet une personnalisation de votre espace à 100%. Il n’y a pas de limites, et vous permet de vous organiser selon vos envies, de vos besoins ou de votre personnalité.

🦾 La structure

Contrairement à d’autres outils similaires, Notion n’impose pas de structure. En effet, vous pouvez partir de zéro et construire vos pages comme vous le souhaitez.

En plus de cela, vous pourrez modifier la structure quand vous le voulez. Par exemple, vous décidez qu’un bloc soit du texte, mais plus tard, vous souhaitez que ce bloc devienne un tableau, c’est possible !

Les templates

Laisser libre cours à son imagination peut être déstabilisant, c’est pourquoi il existe des templates tout prêts afin de vous aider, que ce soit sur le plan professionnel ou sur le plan personnel. Les templates peuvent venir de Notion directement ou bien de la grande communauté qui la compose.

Une fois le template dupliqué sur votre espace, vous pouvez le personnaliser à votre image !

La centralisation de l’information

Comme nous l’avons dit précédemment, Notion est un outil “tout-en-un”, ce qui permet d’avoir tous les éléments nécessaires au même endroit.

Si votre Notion est organisé, vous augmenterez votre productivité, un bon point pour la gestion de vos projets perso ou pro !

👥 La cible

Notion est un outil simple et facile d’utilisation mais qui contient énormément de fonctionnalités. Ce point est important puisque cela cible non seulement les entreprises, mais aussi n’importe qui pour un usage personnel.

En plus de cela, peu importe l’expérience que vous avez en informatique, la simplicité de l’outil vous permettra de l’apprendre à l’utiliser de manière ludique et rapide.

🤝 La collaboration

En plus de tout cela, Notion est un outil qui permet une collaboration complète. Vous pouvez avoir votre espace personnel, et un espace où tous les membres de votre équipe peuvent avoir accès.

Les pages peuvent être partagées avec qui vous voulez, tout en sécurité.

👨‍💻 La gestion de projet

Afin de mener un projet au mieux, Notion est la meilleure solution.

  • Sa liberté de personnalisation permet de correspondre à n’importe quel projet
  • Ses possibilités de collaborations permet à vous et votre équipe de devenir beaucoup plus productif sur vos projets
  • Notion dispose d’une rapidité d’exécution remarquable et vous permet de gagner du temps au quotidien

Créer son projet sur Notion

Comment créer son projet sur Notion et augmenter la productivité ? La clé, c’est d’être organisé.

1. Créer un espace dédié

Notre organisation débute dès la création de la page et des menus. Il faut distinguer les projets perso et les projets pro.

Créez donc un espace “Projets” où vous allez regrouper tous les projets en cours, vos idées pour ces projets, les projets terminés, ... Cela dépend de vous !

2. Les objectifs

Avant chaque projet, il faut définir ses objectifs pour, par la suite, gagner en efficacité.

Une fois ces objectifs définis, faites une liste de cases à cocher pour les visualiser et voir votre progression.

3. Les étapes du projet

Pour chaque projet, détaillez chacune des étapes de votre projet dans un ordre précis pour mieux vous y retrouver.

4. Les tâches

Afin de faire votre travail dans les temps en fonction de la deadline imposée, planifiez vos tâches.

Lorsqu’une tâche est terminée, regardez combien il vous a pris pour la terminer. Par la suite, vous pourrez planifier vos journées en fonction de vos tâches.

5. La structure

Etant donné que Notion n’impose pas de structure, il faut la construire vous-même, avec votre propre logique. C’est comme cela que vous gagnerez en productivité : avec des pages organisées.

Les agences Notion

Il existe des agences Notion avec des membres spécialisés dans la conception et la création d’un espace Notion qui vous correspond.

Chez Ouiflow, les membres sont des experts Notion puisque nous avons passé des certifications permettant de prouver nos savoirs et expertises sur Notion. Ouiflow peut donc vous accompagner pour créer votre espace Notion totalement personnalisé.

En quoi Ouiflow peut vous aider ?

  • Objectif et arborescence : nous vous aidons à définir l’espace de travail idéal et adapté à votre entreprise en conceptualisant un modèle de données. Nous vous aidons à comprendre les données qui sont essentielles pour votre business et à les connecter dans Notion.
  • Mise en place et conception : regrouper les applications, vous aider à prendre le contrôle de vos données et éliminer les tâches récurrentes grâce aux templates Notion. Cela permet de gagner des journées entières de travail en améliorant votre productivité.
  • Automatisation des tâches : une fois votre espace de travail personnalisé mis en place, Ouiflow connecte votre base de données et vos outils avec Notion. Tout cela pour faciliter la vie de vos équipes et supprimer les tâches récurrentes à faible valeur-ajoutée.
  • Formation sur Notion : pour vous aider à prendre la main sur votre nouvel outil grâce à la formation de vos équipes sur Notion et ne plus dépendre d’une agence ou d’un outil tiers.

Conclusion

Notion fait partie des outils du futur. De plus en plus d’entreprises s’y mettent, et c’est peut-être votre tour !

Maintenant, vous en savez plus sur Notion. La seule limite, c’est votre imagination (et on sait que vous êtes super créatifs) ! Envie d’essayer ?

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