Introduction
Avoir 15 onglets ouverts et s’y perdre, passer trop de temps à chercher une information sur son ordinateur, ne pas être aussi productif qu’on le voudrait. Nous avons tous déjà rencontré ces problèmes.
De nombreux outils aident à mieux s’organiser. Pour nous, aucun n’égale Notion, l’outil d’organisation et de productivité que nous utilisons au quotidien. Voici pourquoi.
Qu’est-ce que Notion
Notion se présente comme un « espace de travail tout-en-un pour vos notes, tâches, wikis et bases de données ». Concrètement, c’est un outil no-code qui vous aide à gagner en organisation et en productivité. Il capture, trie et organise vos idées en un seul endroit.
Avec Notion, vous pouvez créer des outils très complets, notamment grâce aux bases de données. Il peut même servir de CRM (Customer Relationship Management) au quotidien.
Bien utilisé, cet outil devient un vrai atout pour votre organisation. Vous stockez l’information et la retrouvez en très peu de temps. C’est un peu comme un « second cerveau ».
Pourquoi utiliser Notion
Comme nous venons de le voir, Notion est une solution tout-en-un qui vous fait gagner en productivité au quotidien.
La solution « tout-en-un »
Les créateurs de Notion ont repensé la manière d’utiliser les différents outils de travail. Ils proposent une nouvelle façon de s’organiser.
À quoi sert Notion, concrètement ? La réponse est difficile, car Notion fait presque tout. Avec cet outil, vous pouvez fermer vos 15 onglets et n’en garder qu’un seul, celui de Notion.
Notion peut servir de plusieurs outils à la fois :
- un outil de prise de notes
- un logiciel d’écriture
- un gestionnaire de projets
- un tableur
- un outil de connaissances partagées
- une base de données
- un CMS
- une plateforme qui facilite la collaboration
- et bien plus encore
Comment un seul outil peut-il être aussi bon sur tous ces usages ?
Ses atouts
Notion reste performant dans tous ces domaines parce qu’il est simple à utiliser. Cette facilité le rend accessible à tout le monde, des développeurs aux débutants.
Les blocs
La principale qualité de Notion est sa facilité d’utilisation. Notion fonctionne avec des « blocs ». Chaque élément est un bloc que vous déplacez à votre guise pour construire votre espace, un peu comme des LEGO.
Un bloc peut être du texte, un titre, une liste de tâches, un tableau, une image ou tout autre élément. Vous le déplacez selon la mise en page que vous souhaitez.
L’interface
Les designers de Notion ont créé une interface minimaliste, fidèle à l’objectif de l’outil, qui est d’être facile à utiliser. Les commandes sont simples, compréhensibles et faciles à trouver pour la majorité des utilisateurs.
L’interface permet aussi une personnalisation complète de votre espace. Il n’y a pas de limite. Vous vous organisez selon vos envies, vos besoins ou votre personnalité.
La structure
Contrairement à d’autres outils similaires, Notion n’impose pas de structure. Vous pouvez partir de zéro et construire vos pages comme vous le souhaitez.
Vous pouvez aussi modifier la structure à tout moment. Par exemple, un bloc de texte peut devenir un tableau plus tard.
Les templates
Partir d’une page blanche peut être déstabilisant. Des templates prêts à l’emploi vous aident donc, pour un usage professionnel ou personnel. Ils viennent de Notion directement ou de sa grande communauté d’utilisateurs.
Une fois le template dupliqué dans votre espace, vous le personnalisez à votre image.
La centralisation de l’information
Comme nous l’avons dit, Notion est un outil « tout-en-un ». Tous les éléments nécessaires se trouvent au même endroit.
Un espace Notion bien organisé augmente votre productivité, un bon point pour la gestion de vos projets personnels ou professionnels.
La cible
Notion est simple à prendre en main, mais il contient énormément de fonctionnalités. C’est important, car il s’adresse aux entreprises comme aux particuliers.
Quelle que soit votre expérience en informatique, la simplicité de l’outil vous permettra d’apprendre à l’utiliser rapidement et de manière ludique.
La collaboration
Notion permet aussi une collaboration complète. Vous pouvez avoir votre espace personnel et un espace accessible à tous les membres de votre équipe.
Vous partagez vos pages avec qui vous voulez, en toute sécurité.
La gestion de projet
Pour mener un projet dans de bonnes conditions, Notion est selon nous la meilleure solution.
- Sa liberté de personnalisation lui permet de s’adapter à n’importe quel projet.
- Ses possibilités de collaboration rendent votre équipe et vous beaucoup plus productifs sur vos projets.
- Sa rapidité d’exécution remarquable vous fait gagner du temps au quotidien.
Créer son projet sur Notion
Comment créer son projet sur Notion et gagner en productivité ? La clé est d’être organisé.
1. Créer un espace dédié
L’organisation commence dès la création de la page et des menus. Distinguez vos projets personnels de vos projets professionnels.
Créez un espace « Projets » pour regrouper vos projets en cours, vos idées pour ces projets, vos projets terminés, etc. À vous de choisir.
2. Les objectifs
Avant chaque projet, définissez vos objectifs pour gagner en efficacité ensuite.
Une fois ces objectifs définis, créez une liste de cases à cocher pour les visualiser et suivre votre progression.
3. Les étapes du projet
Pour chaque projet, détaillez chaque étape dans un ordre précis pour mieux vous y retrouver.
4. Les tâches
Pour respecter la date limite fixée, planifiez vos tâches.
Lorsqu’une tâche est terminée, regardez combien de temps elle vous a pris. Vous pourrez ensuite planifier vos journées en fonction de vos tâches.
5. La structure
Notion n’impose pas de structure. Vous devez donc la construire vous-même, avec votre propre logique. Des pages bien organisées sont la clé pour gagner en productivité.
Les agences Notion
Certaines agences Notion réunissent des spécialistes de la conception et de la création d’espaces Notion adaptés à vos besoins.
Chez Ouiflow, nous sommes experts Notion. Nous avons passé des certifications qui attestent de nos connaissances sur l’outil. Nous pouvons donc vous accompagner dans la création d’un espace Notion entièrement personnalisé.
Voici comment Ouiflow peut vous aider :
- Objectif et arborescence. Nous vous aidons à définir l’espace de travail adapté à votre entreprise en concevant un modèle de données. Nous identifions avec vous les données importantes pour votre activité et les connectons dans Notion.
- Mise en place et conception. Nous regroupons vos applications, vous aidons à reprendre le contrôle de vos données et éliminons les tâches récurrentes grâce aux templates Notion. Vous gagnez des journées entières de travail.
- Automatisation des tâches. Une fois votre espace de travail personnalisé en place, nous connectons votre base de données et vos outils à Notion. Vos équipes gagnent en confort et les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée disparaissent.
- Formation sur Notion. Nous formons vos équipes pour qu’elles prennent en main leur nouvel outil et ne dépendent plus d’une agence ou d’un outil tiers.
Conclusion
Notion fait partie des outils d’avenir. De plus en plus d’entreprises l’adoptent, et c’est peut-être votre tour.
Vous en savez désormais plus sur Notion. La seule limite est votre imagination, et nous savons que vous êtes créatifs. Pour vous lancer, essayez Notion.