Notion fait partie des outils de productivité qui ont connu la croissance la plus rapide de ces dernières années. Très complet, il a convaincu ses utilisateurs en peu de temps.
Une page Notion démarre vierge. C’est ce qui rend l’outil facile à prendre en main, mais c’est aussi ce qui complique la découverte de ses usages les plus efficaces.
Il existe de nombreuses façons d’utiliser Notion. Si vous ne savez pas par où commencer, l’outil peut intimider. Après la lecture de cet article, vous serez sur la bonne voie pour devenir un expert Notion.
Dans ce guide du débutant sur Notion, nous partageons des méthodes simples pour démarrer et comprendre les principes de base de l’outil.
Suivez ces étapes une par une et vous maîtriserez rapidement cet outil puissant.
Voici donc notre guide ultime du débutant Notion.
Construire avec des blocs
L’élément central de Notion est le bloc, qui porte tout le contenu. Il existe environ 90 blocs à ce jour, et d’autres sont en cours d’ajout. Vous verrez vite que les blocs permettent de créer n’importe quel type de contenu écrit. Autre détail pratique, Notion reconnaît automatiquement les commandes Markdown. Vous pouvez aussi intégrer tout type de média dans les blocs, comme des images, des PDF ou des vidéos YouTube.
Les capacités des blocs continuent de s’étendre. Récemment, Notion a ajouté la possibilité d’insérer des fichiers Figma directement dans une page. Vous pouvez aussi insérer des prototypes Framer, une carte Google et même des fichiers stockés sur OneDrive dans un bloc. Le bloc de base de Notion a beaucoup évolué depuis les débuts de l’outil, avec de nouvelles façons de travailler avec des fichiers.
Organiser ses pages avec des bases de données
Vous pouvez également créer une base de données. Il s’agit en pratique d’une collection de pages. Chaque élément d’une base de données a sa propre page modifiable, dans laquelle vous pouvez ranger d’autres sous-pages, et ainsi de suite. Chaque page d’une base de données a des propriétés personnalisables, qui servent à étiqueter et à contextualiser vos éléments pour les afficher de différentes manières.
Ces bases de données s’affichent de plusieurs façons.
Vous pouvez par exemple utiliser une vue calendrier, une vue liste, une vue tableau, une vue galerie, une vue table et une vue chronologique. Chaque vue reprend les éléments (pages) de la base de données et les affiche d’une manière précise, selon les propriétés que vous avez définies pour chaque élément. Si vos pages ont une propriété « Date de création », vous pouvez donc créer en quelques secondes une vue calendrier qui classe vos éléments selon cette date. Notion améliore régulièrement ses bases de données et y ajoute de nouvelles fonctionnalités.
Pour aller plus loin sur les bases de données
Les bases de données dépassent un peu le cadre d’un guide du débutant. Nous pensons pourtant que comprendre chaque vue de base de données vous aidera à saisir rapidement le potentiel de Notion.
Pour récapituler, une base de données est une collection de pages. Elle peut être créée à l’intérieur d’un bloc ou occuper une page entière. Chaque élément d’une base de données est une page à part entière, avec des propriétés personnalisables qui servent à organiser l’ensemble.
Une fois votre première base de données créée, vous pouvez ajouter les vues suivantes pour afficher vos éléments de différentes façons. Pour créer une vue, cliquez sur « Ajouter une vue » juste sous la description de votre base de données. Une petite barre latérale s’ouvre à droite, avec 6 options au choix. Vous pouvez créer plusieurs vues pour la même base de données et visualiser ainsi vos éléments sous plusieurs angles.
Chaque type de vue correspond à une mise en page. Les mises en page sont les suivantes :
- Mise en page table. Cette vue présente vos éléments en lignes et en colonnes.
- Mise en page tableau. Anciennement appelée « vue Kanban », cette vue regroupe vos éléments selon une propriété et vous permet de déplacer chaque page d’un groupe à l’autre, de gauche à droite ou de droite à gauche.
- Mise en page chronologie. Cette vue trie les éléments selon leurs propriétés de date et les affiche sur une ligne de temps, de gauche à droite.
- Mise en page calendrier. Cette vue trie aussi les éléments selon leurs propriétés de date et les place sur un calendrier classique.
- Mise en page liste. Cette vue simple présente tous vos éléments dans une longue liste et vous laisse choisir les propriétés de tri.
- Mise en page galerie. Cette vue convient surtout aux propriétés d’image ou aux fichiers. Elle présente vos éléments sous forme de grandes cartes, idéales pour les visuels.
L’utilité de chaque vue dépend bien sûr de votre usage. Ce sont toutefois celles qui nous semblent les plus utiles pour un débutant.
Organiser son espace Notion
Lorsque vous créez un compte, Notion crée automatiquement une page appelée « Espace de travail de [votre nom] ». Cette première page peut accueillir tout type de bloc ou de page supplémentaire.
Puisque vous avez déjà manipulé les blocs, l’étape suivante consiste à créer une nouvelle page. Vous avez 2 options. Vous pouvez créer une sous-page dans votre espace de travail par défaut ou créer une nouvelle page depuis le menu de Notion.
Pour garder un espace Notion bien organisé, nous recommandons de commencer par une sous-page de l’espace de travail.
Pour cela, tapez / pour faire apparaître les options de bloc, puis tapez « page ». Sélectionnez la première option, « Page -> Intégrer une sous-page dans cette page ». Vous verrez alors les modèles de démarrage de Notion ainsi que plusieurs types de pages possibles, dont les bases de données.
Une fois la page créée, utilisez le menu latéral ou les boutons de retour pour revenir à l’espace de travail principal.
Vous pouvez imbriquer autant de sous-pages que vous le souhaitez, mais nous vous le déconseillons. Il est possible de rester organisé sans surcharger les pages de premier niveau. Notion permet aussi de créer des liens entre les pages, une fonction que nous trouvons utile et dont nous parlerons plus loin. La règle générale sur Notion est que rien ne devrait se trouver à plus de 3 clics.
Rouvrez maintenant la sous-page vierge. Vous savez déjà ajouter du texte et des médias, nous allons donc créer une base de données intégrée. Pour cela, tapez / pour faire apparaître les options de bloc, tapez « table » et sélectionnez la deuxième option, « vue < table > ».
Vous remarquerez aussi une option de tableau simple. Elle crée un tableau de base de quelques lignes, comme dans un document Word ou dans Excel, et ne correspond pas à ce que nous cherchons. Nous voulons une vue table, car elle se connecte à une base de données. Cette page va nous servir à créer un suivi d’habitudes.
Créer un outil de suivi d’habitudes
Notion vous propose maintenant de sélectionner la source de données. Comme nous créons une nouvelle base de données, sans partir d’une base existante, cliquez sur « Nouvelle base de données » en bas. Une nouvelle table de base de données apparaît. Donnez-lui un nom, par exemple « Suivi habitudes ».
Pour commencer à suivre vos habitudes, créez 7 colonnes (une pour chaque jour de la semaine) en cliquant sur +. Cliquez ensuite sur chaque colonne, puis sur « Modifier la propriété ». Renommez chaque colonne avec un jour de la semaine et choisissez le type de propriété « case à cocher ».
Ajoutez autant de lignes que nécessaire, sans chercher à tout suivre dès le départ. Vous pourrez toujours en ajouter plus tard. Vous pouvez aussi ajuster la largeur de chaque colonne selon vos besoins.
(Le résultat vous semble un peu austère ? Vous pouvez ajouter des icônes et des images de couverture personnalisées pour l’habiller.)
Notion est entièrement personnalisable et cette méthode n’est qu’une façon simple, parmi beaucoup d’autres, de créer ce type d’outil. Cette simplicité a cependant quelques inconvénients. Le tableau ne s’efface pas automatiquement chaque semaine. Vous devrez tout effacer à la main et recommencer chaque semaine. Si vous n’avez pas besoin de conserver les données, cela ne pose aucun problème. Si vous souhaitez consulter vos habitudes sur un mois, par exemple, il vous faudra une approche plus avancée.
Vous le voyez, Notion offre une grande liberté. Il propose aussi des filtres très complets qui vous feront passer un cap supplémentaire, mais nous ne les détaillerons pas ici.
Les tâches
Il existe plusieurs façons de créer une liste de tâches dans Notion. Vous pouvez créer une base de données dont chaque élément est une tâche. Chaque tâche peut ensuite recevoir des propriétés, comme « À démarrer », « En cours » ou « Terminé ». Vous pouvez aussi créer une simple propriété case à cocher, à cocher une fois la tâche terminée. Vous pouvez ensuite y ajouter un petit symbole, par exemple une coche verte.
Affichée dans une mise en page tableau avec des propriétés d’état, votre liste de tâches ressemble à un tableau Kanban où chaque tâche se déplace de gauche à droite. Affichée en mode liste, elle se présente comme une suite de cases que vous cochez au fur et à mesure.
Bien sûr, vous pouvez créer des propriétés adaptées à tous vos besoins. Une propriété peut par exemple indiquer à quel domaine de votre vie se rapporte la tâche (maison, finances, école), puis servir à trier vos tâches par domaine. C’est pratique pour se concentrer sur les tâches professionnelles et garder les tâches domestiques pour le soir.
Notion permet de créer facilement une liste de tâches simple. Comme vous pouvez partager votre espace avec un ami ou un membre de votre famille, vous pouvez aussi créer rapidement des listes de tâches partagées, ce que même nos applications de gestion de tâches préférées ne font pas toujours.
Un « cloud » pour sauvegarder vos données
Une partie de Notion est gratuite, avec des limites de taille de fichiers. Si vous passez à une offre payante, vous pouvez importer des fichiers sans limite, ce qui fait de Notion une bonne option pour stocker des copies de sauvegarde de vos fichiers.
Notion peut stocker des fichiers de plusieurs façons. Vous pouvez créer dans une page des propriétés « Fichier » qui conservent simplement un fichier. Vous pouvez créer un bloc « Fichier », qui permet d’importer un fichier au milieu des autres blocs d’une page. Vous pouvez enfin insérer un fichier grâce aux nouveaux blocs OneDrive, Google Drive ou Dropbox, qui l’intègrent directement dans une page Notion. L’option OneDrive, en particulier, ne stocke pas le fichier dans Notion. Elle intègre seulement un aperçu du fichier.
Si vous êtes un professionnel, vous accumulez sans doute documents et dossiers liés à un client ou à une situation précise. Créez dans une base de données Notion un élément lié au sujet principal, par exemple le nom du client ou du projet. Vous pouvez ensuite y ajouter des propriétés de fichier pour ranger la documentation correspondante. Imaginons que vous fassiez remplir un document d’accueil à chaque nouveau client. Une fois rempli, vous pouvez le scanner et l’importer dans la propriété de fichier de Notion, et disposer ainsi d’une copie de sauvegarde du document partout où vous accédez à Notion.
Utiliser Notion pour stocker des fichiers numériques présente quelques avantages.
Les fichiers se synchronisent rapidement, nettement plus vite qu’avec Microsoft OneDrive ou iCloud Drive. Si vous partagez des documents avec d’autres membres de votre équipe, ils s’importent et se synchronisent très vite chez chacun. Vous retrouvez facilement un fichier dans tout votre espace de travail Notion grâce à la recherche rapide de la barre latérale gauche. Si Google Drive stocke tous vos fichiers, Notion peut aussi servir de copie de sauvegarde pour vos fichiers les plus utilisés ou ceux que vous partagez avec votre équipe. L’import dans Notion se fait à la main (contrairement à la synchronisation continue d’un service comme BackBlaze), et il vous arrivera sans doute d’oublier un fichier. Nous vous recommandons donc d’utiliser Notion comme une couche supplémentaire de votre stratégie de sauvegarde, sans en faire votre seule solution.
L’agenda
Notion vous permet de créer à peu près tout ce que vous voulez. L’un de ses usages les plus courants est celui de planificateur et d’agenda mensuel, hebdomadaire ou quotidien. Il est moins complet que les logiciels dédiés à la gestion de tâches ou de calendriers, mais il reste très flexible. Notion permet notamment de regrouper plusieurs bases de données au même endroit. Vous pouvez ainsi voir votre liste de tâches et votre suivi d’habitudes dans votre agenda hebdomadaire ou quotidien.
Commencez par créer une nouvelle page intitulée « Agenda ». Pour créer une page, appuyez sur Cmd + N ou tapez /page. Dans le corps de la page, tapez /calendrier, puis cliquez en bas à droite sur « Nouvelle base de données ». Nommez cette base « Calendrier » ou « Planificateur ». Un calendrier s’affiche alors sur votre page.
Au survol de chaque date, un bouton + apparaît dans le coin supérieur droit. En cliquant dessus, vous créez une nouvelle entrée. Cliquez sur le bouton + de la date du jour et indiquez la date dans le titre. Cette entrée correspond à votre journée. Vous pouvez ajouter plusieurs propriétés à cette page et intégrer certaines de vos autres bases de données dans son corps.
Voici comment intégrer le suivi d’habitudes dans l’entrée.
Cliquez dans l’entrée et tapez /créer. Recherchez ensuite votre base de données de suivi d’habitudes et ouvrez-la. Votre suivi d’habitudes apparaît alors dans votre agenda. Vous pouvez aussi intégrer une liste de tâches si vous en avez une, ou simplement ajouter quelques cases à cocher pour les tâches du jour. Le corps de l’entrée peut servir à prendre des notes de réunion, à tenir un journal d’activité ou à noter tout ce que vous voulez.
Astuces pratiques
Nous avons couvert les usages de base les plus courants de Notion. Voici encore quelques conseils rapides.
- Le plan personnel est gratuit, avec un nombre illimité de blocs et de pages. Pour 4 $ par mois, vous bénéficiez aussi d’imports de fichiers illimités.
- Les formules de tableau demandent un peu de pratique et ne remplacent pas complètement Excel, Google Sheets ou Airtable pour un habitué des tableurs, mais tout le monde peut s’en sortir (Marie Poulin vient d’ajouter un mini-cours sur les formules Notion à sa formation Notion Mastery).
- Nous utilisons beaucoup le bloc Toggle pour masquer des morceaux de texte ou d’autres blocs sur une page. Il garde la page compacte tout en permettant de déplier son contenu. Vous pouvez aussi transformer un bloc en un autre type en faisant un clic droit dessus, puis en choisissant « Transformer en ».
- La mise en forme peut poser problème si vous exportez du texte pour un article de blog ou une newsletter. Nous rédigeons la plupart de nos articles dans des applications comme Ulysses, Bear ou Obsidian, puis nous les ajoutons à notre calendrier de publication dans Notion.
- Vous pouvez ajouter des couvertures de page et des emojis, et l’intégration avec Unsplash fonctionne très bien.
- Vous pouvez aussi créer des icônes et des couvertures de page personnalisées avec Canva.
- Vous pouvez partager une page publiquement, presque comme un article de blog. Il vous faudra créer votre propre index, ce qui reste faisable pour quelques contenus.
- Tapez @ suivi du nom d’une page pour la mentionner depuis n’importe quelle autre page. Vous pouvez aussi copier et coller le lien de la page, Notion crée alors automatiquement un lien interne.
- Notion dispose d’une bibliothèque de modèles très complète, alimentée par sa communauté d’utilisateurs. Si vous avez un cas d’usage en tête, il existe probablement déjà un modèle à essayer.
- Notion propose une fonction de recherche très efficace, proche de la recherche Spotlight d’Apple. Cliquez sur « Recherche rapide » en haut à gauche ou tapez /p pour l’ouvrir.
Notre guide ultime du débutant Notion s’arrête ici. Vous avez maintenant toutes les clés pour maîtriser les bases de Notion.
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations Notion de Shubham Sharma.
Bon apprentissage sur Notion.
À vous de jouer.